Employee Onboarding Orchestrator

Le problème

Une startup en croissance embauche 2 à 3 personnes par mois. Chaque nouvelle recrue nécessite de créer un compte Google Workspace, de l’ajouter à plus de 8 channels Slack, de dupliquer un template Notion d’onboarding, d’envoyer un email de bienvenue avec les identifiants, et de planifier un point à 30 jours. L’ops manager fait tout cela à la main.

Cela prend 3 heures par embauche, des étapes sont oubliées, et les nouveaux employés attendent parfois une journée entière avant d’avoir accès à quoi que ce soit. Le process est identique à chaque fois, mais personne ne l’a automatisé car les étapes couvrent 5 outils différents.

La solution

Les RH remplissent un simple Google Form avec les infos du nouvel employé (nom, email, poste, équipe, date de début). Le workflow se déclenche immédiatement, provisionne tout en séquence, et notifie à la fois la nouvelle recrue et son manager une fois terminé.

1. La soumission du Google Form déclenche le workflow
2. L’API Google Workspace Admin crée le compte avec l’unité d’organisation adaptée
3. Slack invite la personne dans les channels de son équipe
4. Notion duplique le template d’onboarding et remplit le contenu spécifique au poste
5. Gmail envoie l’email de bienvenue avec les identifiants et les liens du premier jour
6. Google Calendar crée le point à 30 jours avec le manager
7. Slack notifie le manager que tout est prêt

Le Workflow

Résultats

• Temps de setup : de 3h à 0 (entièrement automatique)
• 100% de la checklist complétée (aucune étape oubliée)
• Le nouvel employé a ses accès en moins de 2 minutes après la soumission
• L’ops manager récupère 6 à 9 heures/mois
• Expérience cohérente pour chaque recrue, peu importe qui gère l’onboarding